Binnen een bedrijf zijn er veel processen te vinden die ook veel tijd in beslag nemen. Hierbij kan je denken aan het doen van inkopen, het verwerken van facturen, maar ook het doen van de boekhouding. Dit zijn belangrijke processen die de nodige aandacht (en dus ook tijd) verdienen, al valt er ook veel te automatiseren. Maar in hoeverre is een proces automatiseren bevorderlijk voor het verhogen van de efficiëntie binnen het bedrijf? In dit blog wordt aandacht besteed aan die vraag en aan de hand van praktijkvoorbeelden geïllustreerd hoe automatisering een wezenlijke bijdrage kan leveren aan de groei van elke organisatie. 

Versiebeheer als ultiem voorbeeld van bedrijfsproces optimalisatie

Wanneer je bijvoorbeeld vergaderstukken, offertes of belangrijke rapporten samen wilt stellen, moet je regelmatig informatie opvragen bij collega’s, leveranciers of adviseurs. Uiteindelijk moet alle informatie die deze mensen hebben, samenkomen in één overzichtelijk document. Lastig, zeker als je niet met goed versiebeheer werkt. Versiebeheer is eigenlijk het proces optimaliseren van het opstellen van een document. Je kunt op hetzelfde moment werken aan het document, waardoor alle benodigde informatie erin komt. Daarnaast is het simpelweg een snellere en efficiëntere manier om tot een definitieve versie van een document te komen. 

Ook goed documentbeheer cruciaal voor de groei van je organisatie 

Goed documentbeheer is ook een cruciaal onderdeel van de groei van je organisatie. Deze vorm van procesoptimalisatie heeft als doel om transparant en veilig gebruik te maken van je documenten en een einde te maken aan de vele versies van documenten die circuleren binnen het bedrijf. Met een Document Management Systeem (DMS) zorg je hiervoor. Elk document wordt geregistreerd in een centrale database en het DMS plaatst het vervolgens in de juiste map. Het grote voordeel van deze bedrijfsoptimalisatie is dat je elk document zelfs jaren na dato eenvoudig terug kunt vinden, omdat ze worden gearchiveerd op basis van verschillende kenmerken (zoals bijvoorbeeld auteur, datum of onderwerp).

Proces optimaliseren is een continu proces

Bedrijfsprocessen optimaliseren en automatiseren is dus heel belangrijk, maar dat lukt je niet van de ene op de andere dag. Belangrijk is dus om te beseffen dat procesoptimalisatie een continu proces is en eigenlijk nooit afgerond. Het automatiseren van processen speelt daar een belangrijke rol in, maar het kan ook even duren voordat zulke automatiseringsslagen gemaakt zijn binnen de organisatie. Neem die tijd dus ook, want uiteindelijk is dat de manier om te groeien.